La réunion hebdomadaire l’élément le plus important de nos activités, c'est en effet là que l'on voie le coté personnel et le coté social de l'être humain.

Une participation régulière et permanente est la garantie de pouvoir arriver à la transformation personnel et à la transformation sociale, ce n'est pas la seule condition de la réussit, mais c'est la base de la construction.

En ce lieu sont vue tous

• ce qui a été fait : dans les projets (ou pas) , avec les individus (vie, famille, santé, communication...),
• ce qui est : où on en est dans les projets (ce qu'il y a, ce qui manque), et où chacun en est ...
• et ce qui sera : ce qui reste à faire pour les projets, et ce que chacun veux améliorer de lui-même...

Chaque réunion hebdomadaire est comme une brique de sable, qui semaine après semaine, s'ajoute à la construction pour faire l'édifice.

La réunion hebdomadaire se prépare conjointement entre l’Orientateur et les deux fonctions de l’équipe : l’Administratif et l’Appui.

• L’Orientateur rappelle l’objectif de la campagne, les priorités du moment, la stratégie de son conseil, etc. Il a la vision globale de l’équipe, sa préoccupation est essentiellement de faire grandir les équipes et que celles-ci soient bien organisées.
  
• L’Administratif profite de la réunion hebdomadaire pour collecter et diffuser de l’information et des matériels (d’autres pays, d’autres conseils, d’autres réunions, etc.). En accord avec son orientateur il définit, prépare et coordonne l’organisation d’actions économiques selon les nécessités de l’équipe.
  
• L’Appui, en accord avec l’orientateur, prépare et guide le travail de réflexion personnel de la réunion hebdomadaire.
  

1. Accueil des participants (APPUI)
2. Rappel à l’ensemble : qu’est-ce qu’une réunion hebdomadaire (ORIENTATEUR)
3. 1ère partie : présentation et déroulement du travail personnel. (APPUI)
4. Petite pause.
5. 2ème partie : organisation des activités et calendrier. (ORIENTATEUR ET ADMINISTRATIF)
   
   

L’Appui, en accord avec l’orientateur, prépare et guide le travail de réflexion personnel de la réunion hebdomadaire

Le travail personnel est basé sur un même schéma :

1. Rappel du travail personnel de la semaine précédente
   
   L’appui commence par rappeler le thème de la semaine précédente. Il invite les participants à échanger sur le thème brièvement, afin de le rappeler, de voir si cela a servi dans la vie quotidienne.
   
2. Présentation brève du travail à réaliser
   
• L’appui lit le texte de présentation du travail personnel.
  
• Il demande si tout est bien compris et donne des explications si nécessaires.
  
• Il donne les questions auxquelles les participants vont réfléchir
  
• Il laisse un moment afin que chacun puisse prendre note ou réfléchir
  
• Il propose à chacun de parler sur le thème choisi.
  
3. Résolution et/ou recommandation :
   
   offrir aux participants la possibilité d’exprimer les résolutions de changement qu’ils voudraient prendre. C’est aussi une phase où l’Appui ou l’Orientateur peut faire quelques recommandations et synthétiser le thème de manière à terminer la 1ère partie de la réunion sur des propositions positives de l’avenir.
   

L’Orientateur et l’Administratif développent les thèmes correspondant à leurs fonctions : rappel de l’objectif de la campagne, organisation des activités, diffusion d’informations et de matériels, calendrier, etc.

Orientateur : il ouvre la deuxième partie de la réunion en rappelant le projet de l’équipe et le moment dans lequel on se trouve par rapport à ce projet. Il incite à une petite évaluation de la semaine :

• Les avancées : par exemple, l’intégration de nouveaux membres, une action économique réussie, etc.
• Les difficultés : par exemple, pas assez de matériel pour informer,etc.
• Les nouvelles : par exemple une lettre de la Belgique ou des informations sur d’autres équipes, projets etc.

Après l’évaluation , il organise avec ses membres un calendrier d’actions. Par exemple : qui pense former son équipe cette semaine, qui se chargera de trouver une salle pour la prochaine conférence ou une action économique… Ou bien, décider ensemble d’une action pour sensibiliser le quartier sur la camapagne, etc.

Administratif : il distribue les matériels et documents dont les orientateurs ont besoin pour constituer leurs équipe.. Il rappelle et explique le sens et le rôle des cotisations/collectes, les récupère à chaque réunion et remplit soigneusement le tableau correspondant. Il récupère les feuilles complètées des membres qui ont constitué leur équipe. Il réalise le rapport de la réunion sur le tableau correspondant.

Appui : il veille à ce que l’esprit humaniste règne pendant la réunion : par exemple, il oriente le regard sur les solutions plutôt que sur les difficultés, sur le positif plutôt que sur le négatif, etc… fait un petit compte rendu sur l’ambiance, les échanges, etc.

L’Orientateur, L’Appui ou l’Administratif peuvent revoir individuellement des personnes pour éclaircir des thèmes propres à leurs fonctions et compléter ainsi la réunion hebdomadaire.

Après la réunion la triade se met d’accord sur les personnes devant être vues dans la semaine :

• ceux qui doivent être appuyés dans leur projet de création d’équipe.
• ceux qui manifestent des difficultés de compréhension ou d’intégration,
• les absents pour leur reproduire ce qui s’est passé et voir ce qui leur est arrivé…
  
  

Une réunion hebdomadaire efficace dure deux heures.

Si les personnes présentent veulent rester discuter, parler d'un point particulier, ou de tout autre sujet... cela se fera après la cloture de la réunion hebdomadaire, pour permetre à ceux qui ont des choses à accomplir, de partir.

Il sera clairement signifié que la suite n'est plus la réunion hebdomadaire, mais rien empèche que les personnes finissent une discussion pationnante, que la réunion a initié, mais qui n'était pas l'objet de celle-ci.

Apprendre à limiter la durée des réunions hebdomadaire garantie de ne pas sentir celle-ci comme lourde en perdant son temps...
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